Operación de un Sistema Contable
Un sistema contable puede ser implementado por medio de libros contables impresos o bien por medio de libros contables digitales y un sistema unificado digital
Para hacer los asientos contables se debe realizar lo siguiente
1- Análisis de la información de la transacción
2- Registro en el Diario General de las cuentas afectadas en cada transaccion
3- Clasificación de cada cuente en el Mayor General
4- Elaboración del Balance de Comprobación de Saldos
Catalogo de Cuentas
En el Catalogo de Cuentas o Plan de Cuentas se tienen los diversos tipos de Cuentas organizados con sus códigos . Es usual la siguiente clasificación para el numero inicial de los códigos
1- Activos
2- Pasivos
3- Capital
4- Ingresos
5- Gastos
Una Catalogo de Cuentas también suele explicar como asentar las cuentas y las operaciones en el Diario General, en el Mayor General e incluso la confección de los Estados Financieros de Flujo de Efectivo, Estado de Capital, Estado de Resultados y Balance General.
Diario General
El diario general se utiliza para asentar cada transacción. Siempre en una transacción actúan dos o mas cuentas y la suma de las cuentas del Debe debe ser igual a la suma de las cuentas del Haber.
Se cumple ademas los siguiente
1- Activos: Su incremento se registra como Debe. Su disminución como Haber
2- Pasivos: Su incremento se registra como Haber. Su disminución como Debe
3- Capital : Su incremento se registra como Haber. Su disminución como Debe
4- Ingresos: Su incremento se registra como Haber. Su disminución como Debe
5- Gastos: Su incremento se registra como Debe. Su disminución como Haber
Cada Registro debe tener
1- Numero de Transacción y Hoja de Diario General
2- Fecha
3- Una o mas cuentas que acrecientan el Debe, cada una con su código de catalogo
4- Una o mas cuentas que acrecientan el Haber, cada una con su código de catalogo
5- Una nota o descripción de la transaccion
Fíjese detenidamente y estudie cada una de las 16 transacciones que constituyen el Diario General de Ejemplo, ya que muestran como asentar transacciones comunes en muchos tipos de empresa
Nota: En otras entradas analizaremos otros tipos de Cuentas tales como los Impuestos de Valor Agregado e Impuesto a la Renta, las Cuentas de Orden y las Cuentas de Ajustes tales como la Depreciación.
Mayor General
El mayor general sirve para registrar las variaciones en cada cuenta, registrando un saldo inicial si lo hay y llegando al saldo final, a partir de los movimientos en el Debe o Haber en dicha cuenta. Se parte del Diario General, indicando las transacciones por Hoja y Nro. de Transaccion
Balance de Comprobación de Saldos
Para asegurarnos que todas las cuentas fueron registradas y analizadas individualmente de manera correcta en el Mayor General, queda ahora Sumar todos las cuentas cuyo Saldo resulto en un Debe ( O saldo deudor) y aquellas cuyo Saldo resulto en un Haber (o saldo acreedor).
Nota: Favor no confundir este Balance de Comprobación de Saldos, con el Balance General